Ordne nach dem Zweck der Tätigkeit zu

Frage zuerst: Für welches Projekt war diese Arbeit nötig? Eine Besprechung zum Website-Entwurf, die Recherche für ein Kundenkonzept und die dazugehörigen Rückfragen dienen jeweils einem konkreten Ergebnis. Für deine interne Aufwandserfassung ist dieser Zusammenhang der Ausgangspunkt.

Allgemeine Weiterbildung oder die Organisation deines eigenen Betriebs haben dagegen möglicherweise keinen einzelnen Auftrag als Zweck. Verwende dafür eine separate interne Kategorie, statt die Zeit nachträglich einem beliebigen Kunden zuzuweisen.

Erfasster Aufwand und Abrechnung beantworten verschiedene Fragen

Dein Zeitprotokoll beantwortet zunächst: Wie viel Zeit habe ich für dieses Projekt eingesetzt? Welche dieser Zeiten du später abrechnest, richtet sich nach der konkreten Vereinbarung mit deinem Kunden. Leite die Abrechnung deshalb nicht allein aus der Projektzuordnung ab.

Auch bei einem Festpreis kann der tatsächliche Aufwand für deine Planung nützlich sein. Wenn du nur die sichtbare Umsetzung erfasst und Abstimmungen weglässt, fehlt dir beim nächsten Angebot ein Teil der bisherigen Arbeitserfahrung.

Beschreibe die Tätigkeit mit einem kurzen Ergebnis

„Meeting“ sagt wenig. „Entwurf abgestimmt und Änderungen festgehalten“ macht den Zweck deutlich. „Recherche“ wird mit „Bildmaterial für Produktseite recherchiert“ zu einer nachvollziehbaren Projektaufgabe.

Ein fiktives Beispiel: 45 Minuten Abstimmung, 90 Minuten Umsetzung und 20 Minuten projektbezogene E-Mails ergeben 155 Minuten Aufwand. Eine private Pause zwischen diesen Tätigkeiten gehört separat ins Protokoll. Ob die 155 Minuten vollständig in eine Rechnung eingehen, ist eine eigene Prüfung.

Verwende dieselben Regeln für die ganze Woche

Eine einfache Routine ist hilfreicher als täglich neue Einzelentscheidungen. Halte deine Regeln so fest, dass du sie auch bei einem hektischen Rückblick anwenden kannst.

  • Projektbezogene Vorbereitung und Nachbereitung dem passenden Projekt zuordnen.
  • Allgemeine Verwaltung getrennt erfassen.
  • Private Unterbrechungen separat berücksichtigen.
  • Notizen um den konkreten Zweck oder das Ergebnis ergänzen.
  • Vor der Abrechnung die Einträge anhand der Kundenvereinbarung prüfen.